Deel 12: Software


Even een stap zijwaarts. Ik heb u in mijn vorige column toegezegd in dit nummer de verwarmingssystemen voor de sauna te behandelen. Ik merk echter dat veel exploitanten van SPA’s, sauna’s en thermen zich op dit moment verdiepen in branchegerichte software. Vandaar dat ik het onderwerp ‘verwarming’ even doorschuif naar de volgende uitgave van Leisure Management en mij als digileek even uitlaat over wat software voor ons bedrijfsproces kan betekenen.


Zelf ben ik opgegroeid binnen de muren van het saunabedrijf. Een kleine dertig jaar geleden was er eigenlijk nog geen sprake van automatisering van kassasystemen in deze bedrijfstak. Ik herinner me nog de tijd dat ik in de werkplaats stond om een houten bord te lakken waarop onze barbriefjes altijd keurig op alfabetische volgorde lagen. Een rekenmachine en later een kassa met 4 PLU-nummers was alle hardware waar wij het mee moesten doen.

De eerste betaalbare PC deed zijn intrede. Alleen nog op het kantoor om een spreadsheet te kunnen maken, een brief te kunnen schrijven in een tekstverwerker en een database te kunnen maken waarin gastgegevens opgeslagen konden worden. Geen harde schijf, maar twee van die grote floppydrives. Ik had dan ook geen idee wat ik verder met zo’n ding moest doen. Leek ben ik hierin altijd gebleven. Ik ben dan ook van mening dat software moet dienen om het bedrijfsproces te vereenvoudigen en te versnellen. Hoe het werkt maakt mij eigenlijk niet uit, als het maar werkt.

Tegenwoordig ligt de behoefte om te automatisering heel anders. Van reservering tot afrekening moet alles via software geregeld kunnen worden. Ook de tijd dat bestaande pakketten uitgebouwd worden naar bruikbare pakketten voor de sauna- en thermenbranche lijkt verleden tijd. Er zijn tegenwoordig zeer doordachte systemen op de markt die grotendeels echt op onze branche geschreven zijn.

Waar lopen wij, en daardoor de programmeurs tegenaan?
Laten we nu eens gaan kijken wat software moet kunnen betekenen voor ons. We hebben een beller. Mevrouw Karelse wil graag een reservering maken om samen met twee vriendinnen een gezellig dagje in de thermen uit te gaan en tevens te genieten van een massage en gezichtsbehandeling. Zij heeft dit arrangement zien staan in een weekblad. Pakt uw planningmedewerker een ordner waar alle arrangementen in vermeld staan of pakt zij direct de muis en plaatst deze in de rechter bovenhoek?  Een goede planning laat zien dat mevrouw Karelse met haar vriendinnen tegelijkertijd een behandeling ondergaan. Dat er ruime pauze’s ontstaan om tussentijds te genieten van de thermen, een drankje en een hapje eten. Dit is niet alleen prettig voor het gezelschap Karelse, maar ook voor ons als ondernemer. We moeten immers de gelegenheid creëren om extra omzet te maken. Natuurlijk moeten al deze zaken op de digitale rekening van gezelschap Karelse terecht komen. De dames Karelse moeten op hun kassabon “Verwenarrangement weekblad” zien staan en niet alle losse onderdelen waaruit het arrangement heeft bestaan. Of zullen zij toch los van elkaar wensen af te rekenen? De wens van een consument kan binnen een minuut veranderen. Wat bij aankomst geen probleem lijkt te zijn is tijdens het afrekenen het grootste discussiepunt!

Tot zover is het voor veel automatiseringspakketten nog geen probleem. Na het afrekenen moet de omzet verder de boekhouding in. Het arrangement moet opgesplitst worden. De behandelingen willen we er uit halen, de omzet entree thermen willen we graag apart zien, handdoekenverhuur, drank en keuken. Er wordt gewerkt met verschillende omzet en BTW-groepen en op het arrangement is een totaalkorting op de brutoprijs losse behandelingen gegeven. Hebt u alleen het gezelschap Karese in huis gehad dan is het allemaal nog wel te overzien. Worden dit tientallen gasten met allerlei verschillende arrangementen aangevuld met losse behandelingen dan krijgen we een heel ander verhaal.

Personele planning
Het inzetten van behandelaars als schoonheidsspecialisten en masseurs brengt direct kosten met zich mee. Het zijn immers altijd één op één situaties. Het is dan ook enorm belangrijk dat een agenda volledig wordt dichtgetimmerd. Op de normale pauzes na willen wij de behandelaars aaneengesloten aan het werk zien, ook als er een behandeling door omstandigheden uitvalt. Anders kost dat immers direct geld. Het is al zo lastig om een beautyinstituut rendabel te maken. We moeten al zoveel weggeven om onze gasten nog binnen te kunnen halen. Het handmatig dichttimmeren van een agenda gaat meestal ten koste van de beleving van de gast. Er is geen optimale spreiding meer van de arrangementsonderdelen en gezelschappen lopen elkaar mis omdat de verschillende behandelingen op verschillende tijden ingezet zijn. En ze hadden zo graag samen een rondje willen draaien in de sauna en graag samen willen lunchen! Om deze reden zijn er tegenwoordig al softwarepakketten met een optimalisatiemodule.

Optimalisatie is geld besparen
Is de optimalisatie geautomatiseerd dan krijgt elk artikel eenmalig bij invoeren mee wat wel en niet kan of mag. Een lichaamspakking mag niet voor de zonnebank, na een massage moet minimaal een uur pauze gerealiseerd worden, de hotstonemassage mag alleen maar in salon A en C geboekt kunnen worden, mevrouw Pietersen komt alleen voor en behandeling en deze behandeling moet op vrijdag om 14.00 uur blijven staan. Ook de behandelaars krijgen specialisatie’s toegekend. Marieke is schoonheidsspecialist en pedicure. Henk is masseur voor ontspanningsmassage, hotstonemassage en kan een algenpakking geven, Rosina is fysiotherapeut en geeft consulten maar kan als zij tijd over heeft ook klassieke massages doen. Frits werkt alleen maar op zaterdag, Simone op woensdag en vrijdag. Lesly mag nooit ingezet worden op de maandagavond. Met een module optimalisatie gaat het systeem uw agenda herindelen en kijkt zowel naar het programma van de gast of zelfs een gezelschap en naar het optimaal dichttimmeren van uw agenda. Of u nu vijf of vijfhonderd reserveringen per dag heeft staan, dit scheelt absoluut keihard geld. Zeker voor middengrote en grotere organisaties. Voor middengrote tot kleinere bedrijven zijn er softwarepakketten die geen optimalisatie kennen maar waarop een duidelijk overzicht op het scherm op te roepen is. De planningmedewerker kan dan zelf een aanpassing invoeren en zo handmatig optimaliseren.

Verdere registratie
Natuurlijk willen wij graag ons abonnementenbestand automatiseren, willen we kunnen werken met gastenpassen, cadeaubonnen kunnen verkopen en innemen, ons n.a.w.-bestand kunnen mailen al of niet digitaal, bar en keukenbonnenprinters kunnen aansturen. Daarnaast hebben wij een goede managementmodule nodig waarop wij snel overzichten moeten kunnen oproepen zodat er geschakeld en bijgestuurd kan worden.

Ik zie mijzelf nog staan in de werkplaats. Met de kwast in de hand om het barbonnenbord te lakken. Ik zie mij nog zitten achter mijn eerste PC. Floppy erin, floppy eruit. Gelukkig zijn er nu doordachte systemen met goede hard- en software. De een meer en de ander wat minder, het is maar net wat het meest geschikt is voor uw bedrijf. Er goed over nadenken en anticiperen op de toekomst is enorm belangrijk. Natuurlijk is automatisering of het overstappen op een ander softwarepakket een behoorlijke investering. Als het goed is verdient zich dit zelf snel terug waarna u ermee gaat verdienen. Zoals ik deze column begon: “Ik ben dan ook van mening dat software moet dienen om het bedrijfsproces te vereenvoudigen en te versnellen. Hoe het werkt maakt mij eigenlijk niet uit, als het maar werkt!” Succes met uw keuze.

>>terug naar platform info>>